企業情報業務の適正を確保するために必要な体制(内部統制システム)の整備について

平成18年5月 2日 取締役会決定
平成19年2月28日 一部見直し
平成21年2月18日 一部見直し
平成25年4月23日 一部見直し
平成27年5月 1日 一部見直し

 当社は、会社法及び会社法施行規則の規定に基づき、「取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要な体制」(内部統制システム)の整備について、その内容を見直し、取締役会で決議しました。
 なお、見直し後の全文は以下のとおりであり、当社は、これらの体制について、今後も継続的に必要な見直しを行っていくこととしております。

1.当社の取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

 取締役は、会社法その他の法令、定款及び社会規範を遵守した行動をとることとし、法令遵守をあらゆる企業活動の前提とすることを徹底する。

 また、「企業理念」、「経営方針」及び「行動規範」を踏まえ、率先して当社の社会的責任を全うすべく、適正な職務執行にあたる。

 取締役会決定、社内規則に基づき、社外の学識経験者を含むコンプライアンス委員会、コンプライアンス社内推進委員会を通じて、コンプライアンスに関する体制の整備、施策の実施の推進を図るとともに、コンプライアンス基本方針及びその具体的な行動基準として定めた手引きを活用して、コンプライアンスの徹底を図る。

 業務に関し法令等に違反する事案を発見した場合に、これを看過することなく、職場における業務の透明性を向上させるため、当社の社員及びグループ会社(当社が直接出資する子会社をいう。以下同じ。)の社員が電話、電子メール、書面、面談等により利用できる社内相談・通報窓口のほか、社外の弁護士による社外相談・通報窓口を設ける。相談等を行った者に対しては、不利益な取扱いをしない旨を定め、実効性を確保する。

 暴力団等の反社会的勢力からの不当要求等への対応については、弁護士や警察等関係機関と連携を図りつつ毅然と対応し、反社会的勢力との一切の関係を遮断する。

 定例取締役会を原則として月1回開催し、重要事項の決議を行うほか、四半期毎に職務執行状況の報告を行うこと等を通じて、取締役の職務を相互に監督し、取締役の職務執行の適法性を確保する。

 監査役は、取締役会のほか、経営責任者会議その他の重要な会議への出席により、取締役の意思決定の過程及び業務の執行状況を把握し、取締役の職務執行の適法性を確保するための牽制機能を発揮する。

2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

 取締役の職務執行に係る情報については、社内規則に基づき、文書、図画又は電磁的記録(以下「文書等」という。)に記録し、保存する。株主総会議事録及び取締役会議事録については、総務人事部において保存することとし、その他の取締役の職務執行に係る文書等についても、社内規則に基づいて適正に保存・管理する。

3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

 社内規則に基づき、各担当部門における業務の実施を通じて、リスク要因を把握・認識し、必要なリスク対策を立案して実施し、必要なリスク対策の見直しを行う等、リスクマネジメントを実施する。

 特に、道路事業における事故、災害、システム障害、個人情報保護、コンプライアンス等、会社等に重大な損失等を与えるリスクについては、各担当部門においてリスクマネジメントを実施するとともに、リスクマネジメント委員会において会社等に重大な損失等を与えるリスクの特定、リスク対策の内容及び損失等が発生したときに講じた措置内容について調査及び審議を行うなど、一連のマネジメントサイクルの継続的な実施を通じてリスク管理を推進する体制を運用する。

 また、緊急発生時に必要な社内の連絡体制を整備するほか、緊急事態への対処のため迅速な判断及び指示が必要なときは、緊急対策本部を設置して役員及び社員に対し必要な指示及び命令を行い、緊急対策本部の下連携協力して対処する。

 取締役会は、これらの実施状況を監督し、リスク管理の徹底を図る。

4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

 社内規則に基づき、各取締役及び取締役会で選任された執行役員において、業務を効率的に分担管理する。

 また、中期経営計画の達成に向けて、担当部門毎に年度毎及び中期の経営計画を策定し、その進捗状況を評価する経営計画・実績評価制度を運用することにより、業務の着実かつ効率的な推進を図る。

 定例取締役会を原則として月1回開催し、重要事項の決議を行うとともに、四半期ごとに取締役の職務執行状況の報告を行う。併せて、経営に大きな影響を及ぼす可能性のある経営課題の把握、解決方法の検討等を行うために関係する取締役、執行役員等をメンバーとする重要案件会議を開催し、重要課題へ的確に対応する。

5.当社の使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

 すべての社員は、会社法その他の法令、定款及び社会規範を遵守した行動をとることとし、法令遵守をあらゆる企業活動の前提とすることを徹底する。

 また、「企業理念」、「経営方針」及び「行動規範」を踏まえ、率先して当社の社会的責任を全うすべく、適正な職務執行にあたる。

 取締役会決定、社内規則に基づき、社外の学識経験者を含むコンプライアンス委員会、コンプライアンス社内推進委員会を通じて、あるいはコンプライアンス基本方針及びその具体的な行動基準として定めた手引きを活用して、コンプライアンスの徹底を図るとともに、社内におけるコンプライアンス意識の向上に向けた社員研修等の実施により、社員に対する継続的な啓発、支援等を行う。

 業務に関し法令等に違反する事案を発見した場合に、これを看過することなく、職場における業務の透明性を向上させるため、社員が電話、電子メール、書面、面談等により利用できる社内相談・通報窓口のほか、社外の弁護士による社外相談・通報窓口を設ける。相談等を行った者に対しては、不利益な取扱いをしない旨を定め、実効性を確保する。

 暴力団等の反社会的勢力からの不当要求等への対応については、組織的な対応をとり、必要に応じて弁護士や警察等関係機関と連携を図りつつ毅然と対応し、反社会的勢力との一切の関係を遮断する。

 内部監査の実施を通じて、社内のコンプライアンスの状況を点検・評価することにより、会社の業務の適法性及び適正性を確保し、その向上を図る。

6.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

 当社は、阪神高速グループ全体の総合力の向上を目的に、グループ会社の管理に関する基本方針及び管理内容を定めた社内規則を制定し、グループ全体の業務の適正化及び円滑化並びに経営効率の向上を図る。

 グループ会社の子会社については、当該会社の規模、特性、業務内容に応じ、グループ会社が管理内容を定めて適切な管理を行い、業務の適正化及び円滑化並びに経営効率の向上を図る。

 監査役は必要に応じて子会社の業務状況等を調査する。また、監査室は、業務の適法性・適正性・効率性を確保するため及びグループ会社の内部統制の確立を支援するため、関係部門と連携を図りグループ会社に対する内部監査を定期的に実施し、その結果を当社の社長に報告し、当社の社長から当該グループ会社の社長に通知する。

 また、当社の内部監査部門に在籍する社員をグループ会社の監査役として派遣する準常勤監査役制度の運用等を通じて、グループ会社における監査役監査の実効性を確保するとともに、グループ経営の管理体制の強化を図る。

(1) 子会社の取締役の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制及び子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保する体制

 グループ会社の管理に関する社内規則において、グループ会社が経営上重要な行為を行おうとする場合には、あらかじめグループ会社から関係書類の提出又は報告を求めるなどの上、適切に指導又は助言等を行うことにより、グループ会社の業務の適正化及び円滑化を図り、もってグループ全体の経営効率の向上を図る。

 また、グループ会社の経営目標、達成状況及び課題を共有し、意見交換を行う場として、当社及びグループ会社の社長からなるグループ会社経営計画報告会を定期的に開催するなど、グループ全体での相互の情報共有の強化を図る。

(2) 子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

 グループ会社は、各社ごとの規定等に基づいてリスク管理体制を整備し、リスク要因を把握・認識し、必要なリスク対策を立案して実施し、必要なリスク対策の見直しを行う等、リスクマネジメントを実施する。

 当社は、グループ会社の管理に関する社内規則に基づいたグループ会社のリスク管理状況の把握・管理を行うとともに、リスクマネジメント委員会を活用して、グループ会社のリスクマネジメントの把握を行う体制を運用する。

 また、グループ会社の緊急事態発生時に必要な連絡及び報告を当社が受ける体制を整備するほか、当社が事案の状況に応じて必要な指示等を行うなど、当社とグループ会社で一体としてリスク管理を推進する体制を構築する。

(3) 子会社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

 グループ会社において、阪神高速グループの一員としての意識を高めるとともに、当社とグループ会社で共通の社外相談・通報窓口の活用を図ることにより、グループ一体となったコンプライアンスを推進する。

 また、グループ会社は、コンプライアンス上重要な事案が発生したときは、速やかに当社に報告し、当社は必要な指示、指導、助言等を行い、当社と当該グループ会社で一体として対応する。

7.当社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項並びにその使用人の当社の取締役からの独立性及びその使用人に対する当社の監査役の指示の実効性の確保に関する事項

 監査役室に専属の使用人を配置し、監査役の指揮命令の下、監査業務を補助させる。

 監査役室の使用人の人事異動及び不利益処分については、あらかじめ取締役と監査役が協議する。

8.当社の監査役への報告に関する体制

(1) 当社の取締役及び使用人が当社の監査役に報告をするための体制

 取締役会のほか、経営責任者会議その他の重要な会議への出席により、監査役が取締役の意思決定の過程及び業務の執行状況を把握できる体制を確保する。

 また、監査役と取締役が協議して定める「取締役及び使用人が監査役に報告すべき事項」に基づき、業務上の事故その他業務運営に影響を及ぼすと認められる重大な事項については速やかに監査役に報告を行うとともに、文書回付等の体制の運用を通じて、監査役へ適時適切な情報提供を実施する。

 さらに、内部監査の実施状況の報告等により、監査役が内部監査部門と連携して効率的に監査を実施できる体制を確保する。

 加えて、法令違反その他のコンプライアンスに関する事案についての社員相談・通報の内容を監査役に報告する体制を確保する。

(2) 子会社の取締役、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告をするための体制

 グループ会社の業務運営に影響を及ぼすと認められる重大な事項については速やかに当社に報告し、その報告を受けた担当部門から、監査役に報告する。

 また、当社の監査役とグループ会社の監査役との連絡会議を定例的に開催し、情報の共有を図る。

 さらに、グループ会社において、阪神高速グループの一員としての意識を高めるとともに、当社とグループ会社で共通の社外相談・通報窓口の活用を図ることにより、グループ一体となったコンプライアンスを推進する。

9.上記8.の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

 当社及びグループ会社において、相談・通報又は報告を行った者に対しては、不利益な取扱いをしない旨を定め、実効性を確保する。

10.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

 監査役の職務において生じる費用の前払又は償還の手続等について定め、監査役の職務執行の実効性を確保する。

11.その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

 代表取締役と監査役は、定期的に会合をもち、経営方針を確認するとともに、会社が対処すべき課題、会社を取り巻くリスクのほか、監査役監査の環境整備の状況、監査上の最重要課題等について意見交換を行うことにより、相互認識と信頼関係を深め、監査役監査の実効性確保に努める。

 また、その他の取締役についても適宜、監査役との意見交換を行うものとする。